Quy Trình Quản Lý Thiết Bị Văn Phòng

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Lập danh sách yêu cầu sử dụng thiết bị:

Hàng năm căn cứ vào nhu cầu sử dụng trang thiết bị phục vụ công tác của cán bộ công chức, Trưởng những phòng lập danh sách nhu yếu sử dụng máy nộp về văn phòng công sở sở

Trưởng những phòng thuộc sở

Tháng 7 mặt hàng năm

BM/QT-VP-02-01

2

Kiểm tra thực tế:

Lãnh đạo công sở giao cho chuyên viên được phân công trực tiếp kiểm tra thực tiễn về yêu cầu sử dụng thiết bị của những phòng, nếu bao gồm sự sai không giống thì quay lại bước 1

Lãnh đạo văn phòng công sở

02 ngày làm cho việc

3

Tổng hợp, lập planer trình chỉ đạo sở

Sau khi tiến hành kiểm tra thực tế, tổng phù hợp đề nghị yêu cầu sử dụng trang thiết bị của những phòng, lập kế hoạch thực hiện năm, gởi phòng kế hoạch tài chủ yếu – Tổng hòa hợp trình chỉ đạo sở

Văn phòng

01 ngày có tác dụng việc

BM/QT-VP-02-02

4

Ký duyệt: chỉ huy sở lưu ý và đến ý kiến:

Nếu gật đầu thì chuyển tiếp cách 5

- trường hợp không gật đầu đồng ý quay lại cách 3

Lãnh đạo sở

01 ngày có tác dụng việc

5

Lập dự toán giá cả năm, lưu giữ hồ sơ:

Sau khi lãnh đạo sở cam kết duyệt, kế toán Văn phòng đưa vào dự toán ngân sách chi tiêu hàng năm của sở. Thực hiện lưu làm hồ sơ theo qui định

Kế toán -Văn phòng

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/kết quả

1

Lựa lựa chọn nhà cung ứng:

Sau khi lãnh đạo sở phê duyệt kế hoạch bán buôn thiết bị, lãnh đạo Văn phòng giao cho nhân viên được phân công tích lũy các báo giá, tuyển lựa nhà đáp ứng thiết bị bảo vệ theo yêu cầu

Lãnh đạo văn phòng và công sở

Theo kế hoạch bán buôn được duyệt

2

Thẩm định giá:

Sau khi gạn lọc nhà cung ứng thiết bị, lập bảng list mua thứ với các mức ngân sách theo bảng giá, Phòng quản lý giá đánh giá và thẩm định

- Nếu phù hợp tiếp tục cách 3

- nếu như không phù hợp quay lại cách 1

Phòng làm chủ giá

03 ngày làm cho việc

3

Ký đúng theo đồng:

Phòng giá thẩm định danh sách các thiết bị do Văn phòng đề nghị, sau khi có kết quả thẩm định giá danh sách các thiết bị, văn phòng và công sở làm các thủ tục chuyển chỉ huy Sở ký hợp đồng

Lãnh đạo Sở

½ ngày làm việc

4

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra:

Lãnh đạo văn phòng và công sở theo dõi, kiểm tra việc triển khai triển khai các lao lý đã cam kết trong thích hợp đồng, kiểm tra quality các thiết bị

Lãnh đạo sở, Văn phòng

Theo đúng theo đồng

5

Thanh toán, ghi thẻ tài sản, cập nhập list thiết bị, lưu giữ hồ sơ:

Sau khi kiểm tra unique các thiết bị, tình hình thực hiện các điều khoản hợp đồng thực hiện thanh toán chi phí theo luật pháp ký kết hợp đồng, ghi thẻ thiết bị, cập nhật danh sách thiết bị, tổ chức lưu làm hồ sơ theo qui định

Kế toán Văn phòng

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Lập kế hoạch bảo trì định kỳ:

Căn cứ điểm sáng của từng vật dụng sử dụng, văn phòng công sở lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ hằng năm cho các thiết bị văn phòng sử dụng tại Sở

Văn phòng

Theo kế hoạch mua sắm được duyệt

BM/QT-VP-02-03

2

Xem xét, phê phê duyệt kế hoạch:

Văn phòng khuyến nghị kế hoạch bảo dưỡng, trình chỉ đạo Sở ký duyệt có thể chấp nhận được thực hiện tại việc bảo dưỡng thiết bị của Sở theo định kỳ

Lãnh đạo Sở

03 ngày làm việc

3

Thông báo kế hoạch bảo dưỡng tới các Phòng, thành phần liên quan lại – triển khai bảo dưỡng thiết bị:

Đơn vị thương mại dịch vụ có trách nhiệm xây dựng chế độ bảo dưỡng đối với các thiết bị bao gồm các thông tin: thời hạn (định kỳ), văn bản bảo dưỡng.

Văn chống phối hợp với đơn vị thương mại & dịch vụ thống độc nhất vô nhị lịch bảo trì chi tiết; định kỳ được gởi tới những đơn vị để bố trí thời gian bảo trì phù hợp; Văn phòng địa thế căn cứ lịch nhằm theo dõi, đôn đốc thực hiện.

Đơn vị dịch vụ thương mại có nhiệm vụ phân công người thực hiện bảo chăm sóc theo đúng thời hạn và ngôn từ đã quy định

Văn phòng và đơn vị ( 1-1 vị quản lý thiết bị, ) thực hiện các bước

½ ngày làm việc

Các qui trình bảo dưỡng, sửa chữa thay thế liên quan

4

Nghiệm thu - chuyển giao thiết bị:

Sau khi đơn vị chức năng dịch vụ xong bảo dưỡng, cán cỗ Văn phòng cùng Đại diện phòng/ phần tử sử dụng vật dụng kiểm tra kết quả và nghiệm thu sát hoạch công tác bảo dưỡng

Đại diện đơn vị sử dụng, solo vị tiến hành công việc

Theo hợp đồng

Biên bạn dạng nghiệm thu

BM/QT-VP-02-04

5

Thanh toán vừa lòng đồng dịch vụ:

Sau khi hoàn tất sát hoạch công tác bảo dưỡng, văn phòng làm các thủ tục thanh toán hợp đồng dịch vụ

Văn phòng

Theo vừa lòng đồng

6

Lưu hồ sơ:

Hồ sơ lưu quy trình bảo dưỡng trang bị được lưu lại trong thời hạn 10 năm tại văn phòng và công sở bao gồm:

+ Kế hoạch bảo trì thiết bị đã có phê duyệt

+ vừa lòng đồng dịch vụ thương mại thuê đơn vị chức năng bảo dưỡng và các hồ sơ thanh toán hợp đồng

+ Biên phiên bản nghiệm thu công tác làm việc bảo dưỡng

Văn phòng

Sau lúc kết thúc công việc

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Thông báo sự cố, viết phiếu ý kiến đề nghị sửa chữa:

Người thực hiện thiết bị thông tin sự nắm của thiết bị, viết phiếu đề nghị thay thế về Văn phòng

Người thực hiện thiết bị

Ngay sau thời điểm sự cố

BM/QT-VP-02-05

2

Chuyên viên văn phòng và công sở kiểm tra, lời khuyên phương án xử lý:

Ngay sau thời điểm nhận được thông tin về sự thay và phiếu ý kiến đề nghị sửa chữa, văn phòng công sở Sở có nhiệm vụ cử chuyên viên đến kiểm soát thiết bị với viết phiếu lời khuyên phương án mời đơn vị chức năng sửa chữa

Chuyên viên Văn phòng

Trong ngày làm cho việc

Biên phiên bản kiểm tra

3

Phê duyệt phương pháp xử lý:

Lãnh đạo Văn phòng kiểm tra phiếu khuyến cáo phương án cách xử trí và trình lãnh đạo Sở phê duyệt

Lãnh đạo Văn phòng

Trong ngày làm cho việc

4

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc sửa chữa:

Chuyên viên được cắt cử trực tiếp theo sau dõi, kiểm tra vấn đề sửa chữa, lập biên bản bàn giao ngay trong lúc đơn vị sửa chữa xong

Chuyên Văn phòng

Theo đề xuất

Biên bản bàn giao

5

Thanh toán, giữ hồ sơ:

Kế toán Văn phòng làm cho thủ tục thanh toán với đơn vị chức năng sửa chữa, lưu lại hồ sơ

Kế toán Văn phòng

1 ngày

TT

Hoạt động

Trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Biểu mẫu/Tài liệu

1

Báo cáo ý kiến đề xuất thanh lý thiết bị:

Khi thấy thiết bị không thể nhu cầu sử dụng hoặc trang bị hỏng không sử dụng được, Lãnh đạo những phòng, thành phần lập report đề nghị thanh lý thiết bị, ghi rõ: tên, chủng một số loại thiết bị, tên người đang sử dụng thiết bị và gửi TB về Văn phòng

Lãnh đạo những phòng

2

Kiểm tra, giao nhận thiết bị:

Trong vòng 3 ngày sau khi nhận được report của đơn vị:

+ Đối với sản phẩm còn có nhu cầu sử dụng: Căn cứ nhu yếu sử dụng thứ của solo vị, chỉ huy Văn phòng khám nghiệm và hiệp thương với lãnh đạo những phòng, thành phần nhu cầu áp dụng thiết bị các đơn vị vào Sở nhằm điều gửi thiết bị. Kế toán bao gồm trách nhiệm cập nhật vào danh sách thiết bị.

+ Đối với thiết bị không còn nhu cầu sử dụng: Cán cỗ văn phòng thừa nhận thiết bị đưa kho CCDC

Lãnh đạo Văn phòng/ nhân viên được phân công

03 ngày làm cho việc

Biên phiên bản kiểm tra

3

Tổng hợp; trình chỉ đạo sở ký

Định kỳ hàng năm hoặc lúc thấy có rất nhiều thiết bị không mong muốn sử dụng tồn trong kho, lãnh đạo Văn chống giao cho chuyên viên được cắt cử lập danh sách thiết bị vào kho không thực hiện và đề xuất đơn vị thương mại dịch vụ có kỹ thuật reviews hiện trường. Căn cứ vào bảng tổng hợp tấn công giá unique tài sản, Văn phòng có tác dụng văn bạn dạng đề xuất xử lý trình chỉ huy Sở phê duyệt

Lãnh đạo Văn phòng

4

Triển khai thực hiện:

Thực hiện tại theo ý kiến chỉ huy của lãnh đạo Sở. Câu hỏi thanh lý được thực hiện theo đúng công cụ hiện hành.

Trong vòng 10 bữa sau khi ngừng đợt thanh lý, kế toán có trách nhiệm thu chi phí thanh lý thiết bị cùng nộp tiền thu được từ những việc thanh lý vào ngân sách, mặt khác ghi giảm tài sản trong danh sách gia sản của Sở

Kế toán Văn phòng